Создаём и настраиваем корпоративную почту вида имя@вашакомпания.ru: подбираем платформу — Яндекс 360, VK WorkSpace, Mail для бизнеса или собственный почтовый сервер организации, — заводим ящики сотрудников и общие адреса, переносим переписку без потерь, защищаем домен от подделки отправителя и берём почтовую систему на сопровождение.
Разбираем, что подходит именно вам: облачный сервис, собственный почтовый сервер или гибридная схема. Считаем стоимость владения на горизонте нескольких лет, а не только цену подключения.
Учитываем число сотрудников, требования к хранению данных и бюджет.
Подключаем домен к почтовой системе и прописываем MX-записи. Настраиваем SPF, DKIM и DMARC, чтобы письма компании не уходили в спам, а от вашего имени нельзя было рассылать фишинг.
Если домена ещё нет — регистрируем и настраиваем с нуля.
Переносим ящики с текущего сервиса: письма, вложения, папки, контакты и календари. Работаем так, чтобы переписка не прерывалась и старые адреса продолжали принимать письма во время перехода.
Переезд с Gmail, Mail.ru, Exchange, хостинговой почты или другого сервера.
Создаём структуру адресов под компанию: личные ящики сотрудников, общие адреса отделов, группы рассылки, псевдонимы и автоответы. Настраиваем правила пересылки и делегирование доступа.
Например: info@, sales@, hr@ с доступом нескольких сотрудников.
Включаем двухфакторную аутентификацию, фильтрацию спама и вредоносных вложений, ограничиваем доступ к ящикам при увольнении сотрудников и настраиваем журналирование действий.
Отдельно закрываем риск «почта уволенного сотрудника осталась у него».
Подключаем почту на рабочих компьютерах, ноутбуках и смартфонах сотрудников, настраиваем почтовые клиенты и синхронизацию календарей. Готовим короткую инструкцию для команды.
Чтобы после запуска сотрудникам не пришлось разбираться самостоятельно.
Адрес вида company@gmail.com в коммерческом предложении вызывает вопросы у контрагентов и банков, а переписка сотрудников остаётся личной собственностью сотрудника. Когда человек уходит, вместе с ним уходят и клиентские цепочки.
Корпоративная почта возвращает компании контроль: ящики принадлежат организации, доступ выдаётся и отзывается администратором, переписка сохраняется, а домен защищён от рассылок «от вашего имени».
Готовый сервис российского провайдера с веб-интерфейсом, мобильными приложениями, календарями и общими дисками. Быстрый запуск и предсказуемая абонентская плата.
Почтовая система на сервере компании или на инфраструктуре Dinesco. Подходит, когда переписка не должна покидать контур организации или требуется нестандартная логика обработки писем.
Гибридный вариант тоже возможен: часть подразделений работает в облаке, а критичная переписка остаётся на своём сервере. Выбор фиксируем после короткого разбора задачи — по числу сотрудников, требованиям к хранению данных и бюджету.
Где разместить почту и как её защитить, зависит от числа ящиков и требований к данным. Ниже три размера.
Небольшой компании проще взять почтовый сервис на своём домене, чем поднимать сервер. Главное сделать правильно записи домена — без них письма уходят в спам, а от вашего имени может писать кто угодно.
Домен компании
├─ MX — почтовый сервис
├─ SPF — кто может слать
├─ DKIM — подпись писем
└─ DMARC — политика
│
Ящики сотрудников
С ростом команды появляются общие адреса, группы рассылки и вопрос: что делать с почтой ушедшего сотрудника. Настраивается пересылка, доступ руководителю и архив, чтобы переписка не терялась вместе с человеком.
Домен и почтовый сервис
├─ Личные ящики
├─ Общие ящики (info, sales)
└─ Группы рассылки
│
Порядок при увольнении
├─ Пересылка и передача доступа
└─ Архив переписки
Когда ящиков много или переписка не должна храниться у стороннего сервиса, почта переносится на сервер компании. Появляется архив, антиспам на входе и резервное копирование почтовых баз.
Домен компании
│
Почтовый сервер на своей площадке
├─ Ящики и общие папки
├─ Антиспам и антивирус
└─ Архив переписки
│
Резервные копии почтовых баз
Разовые работы: подключение домена, настройка DNS и политик, создание ящиков и групп, подключение устройств сотрудников.
Перенос существующей переписки. Считается отдельно, потому что зависит не от числа сотрудников, а от объёма архива и исходной платформы.
Ежемесячные расходы: лицензии или подписка на сервис, а при своём сервере — его размещение, обслуживание и резервное копирование.
Точную смету считаем после короткого разбора: сколько сотрудников, где почта размещена сейчас, какой объём архива нужно перенести и есть ли требования к хранению данных внутри компании. Расчёт бесплатный и ни к чему не обязывает.
Почта, телефония, домены, файловый доступ и учётные записи сотрудников — как одна система.
Подробнее →
Многоканальный номер, распределение звонков, интеграция с CRM и запись разговоров.
Подробнее →
Защита доступов, учётных записей и данных компании, контроль прав и резервное копирование.
Подробнее →Если почта разворачивается в облачном сервисе и переносить архив не требуется, компания начинает работать в течение нескольких рабочих дней. Основное время занимают миграция переписки и настройка устройств сотрудников — здесь срок зависит от объёма архива и числа рабочих мест. Точные сроки называем после разбора задачи.
Нет. Новая система поднимается параллельно старой, архив переносится заранее, и только после проверки мы переключаем MX-записи домена. Старый ящик на переходный период продолжает принимать письма, поэтому потерять входящие невозможно.
Чаще всего проблема в DNS: не настроены или настроены с ошибками SPF, DKIM и DMARC. Мы проверяем записи домена, репутацию отправляющего сервера и содержание служебных заголовков, исправляем конфигурацию и затем контролируем доставляемость по отчётам DMARC.
Да. Разворачиваем почтовый сервер на оборудовании компании, в ЦОД или на инфраструктуре Dinesco. В этом случае переписка не покидает контур организации, а мы дополнительно настраиваем резервное копирование, мониторинг доступности и обновления.
Можем передать систему вашему администратору с документацией или взять сопровождение на себя: заводить новых сотрудников, блокировать доступы при увольнении, разбирать инциденты с доставкой писем и следить за резервными копиями. Это часть сопровождения ИТ.
Настройка и миграция почты выполняются удалённо, поэтому мы работаем с компаниями по всей России. На объект выезжаем, когда нужны монтажные работы или настройка оборудования на месте — в Иннополисе, Казани и по Татарстану.
Расскажите, сколько сотрудников и где почта размещена сейчас. Предложим схему и посчитаем стоимость запуска и владения.
Корпоративная почта — это не просто адрес на домене. Это система, от которой зависит, дойдёт ли коммерческое предложение до клиента, останется ли переписка у компании после ухода сотрудника и сможет ли кто-то отправить письмо от имени вашей организации. Ниже — вопросы, которые мы разбираем с каждым клиентом до начала работ.
Облачный сервис снимает с компании обслуживание сервера: обновления, резервные копии и доступность обеспечивает провайдер, а вы платите за сотрудников. Собственный почтовый сервер, наоборот, оставляет данные внутри контура организации и снимает ограничения по объёму, но требует администрирования, мониторинга и резервного копирования. Для распределённых команд мы часто разворачиваем сервер на инфраструктуре Dinesco с защищённым доступом — это компромисс между контролем и эксплуатацией.
Миграция — самый чувствительный этап. Мы сначала поднимаем новую систему параллельно старой, переносим архив писем и папки, проверяем несколько тестовых ящиков и только затем переключаем MX-записи домена. Старый сервис на переходный период продолжает принимать письма, поэтому ничего не теряется, даже если у кого-то из сотрудников закэшировались прежние настройки.
В большинстве случаев причина не в содержании писем, а в отсутствии или ошибках в DNS-записях. SPF определяет, какие серверы имеют право отправлять почту от вашего домена, DKIM подписывает письма криптографической подписью, а DMARC задаёт политику: что делать с письмами, не прошедшими проверку, и куда присылать отчёты. Мы настраиваем все три записи и после запуска смотрим отчёты DMARC — они показывают реальные попытки отправлять почту от имени вашего домена.
В корпоративной системе ящик принадлежит компании. При увольнении администратор блокирует доступ, переводит почту на руководителя или преемника и при необходимости настраивает автоответ с новыми контактами. Клиентские цепочки остаются у компании, а бывший сотрудник теряет доступ в тот же день. С личными ящиками такой сценарий невозможен в принципе.
Обычно вместе с почтой компании нужны IP-телефония и АТС, общий файловый доступ, календари и учётные записи сотрудников — всё это мы настраиваем в едином блоке корпоративных сервисов. Если почта разворачивается на своём сервере, к работам добавляются администрирование сервера и виртуализация, а защита доступов и учётных записей — часть информационной безопасности. Когда непонятно, с чего начинать, разумно стартовать с ИТ-аудита инфраструктуры: он покажет текущее состояние почты, доменов и доступов.